一、OA系统的目标:

1、提升企业执行力,提高工作效率

2、降低办公成本,减少管理漏洞

3、规范公司内部管理,促进公司制度化、流程化建设

4、加强员工之间的沟通交流,增进员工感情,增强团队凝聚力

5、实现无纸化办公,提高工作透明度

6、实现信息共享,建立良好的沟通渠道

7、实现跨部门、跨地区协同办公,提升企业核心竞争力

8、通过系统平台,使管理者及时了解企业的运营情况

9、通过系统平台,使决策者及时了解下属的工作状态

10、通过系统平台,让管理者随时掌握企业的经营状况,为领导科学决策提供数据支持

11、通过系统平台,让领导者实时掌控公司的业务开展情况

12、通过对各部门的有效控制,达到对整个组织进行合理规划与管理的目的。

二、OA的五大功能:

1. 通知公告

通知公告是日常工作中必不可少的,也是最为重要的,它包括会议纪要、文件传达等,在系统中,可以轻松完成这些任务。

2. 日程安排

日程安排是日常工作中一项重要内容,它包括个人日程和工作计划两部分。

3. 公文处理

公文处理主要是指撰写和发送各种类型的公务文书,如信函、请示报告等。

4. 知识管理

知识管理是对知识的收集、分类和利用。

5. 人事档案

人事档案是指个人在工作或学习期间形成的文字性资料,它是个人经历的一个记录,也是一个人能力的体现。

三、OA系统设计原则

1，易用性

软件界面直观简单，结构清晰、流程合理、功能一目了然，满足用户的需求和使用习惯，容易理解、使用等，将培训使用成本和周期降到最低，易用性对软件是否能顺利使用有着重要的意义。

2. 安全性

访问控制机制确保只有授权用户才能访问OA系统。可以通过用户名、密码等多因素认证来实现控制访问。使用SSL/TLS等协议对网络流量进行加密，保证数据在传输过程中不会被窃听或篡改。定期备份系统数据，储存到相应的安全位置，定期测试数据的可用性。记录OA系统的安全事件，以便必要时进行调查等，定期更新系统软件和操作系统，确保系统能够抵御安全威胁。

3. 可扩展性

用户在使用OA系统时，会增加一些功能模块或者将其与其他系统互联，这就要需要软件具有良好的扩展性，能够提供开放和标准的接口，在不影响系统正常使用时能与第三方系统灵活对接，实现不同的应用系统的互联互通。

4. 稳定性

当OA系统融入到企业中，就会让用户产生依赖性，系统必须从底层数据到功能层数据经过严格的测试，确保数据库的稳定，操作功能流畅，没有堵塞、丢失数据等现象

出现，能在不同的网络、操作系统等不同的地方长期稳定运行，保证日常办公的正常使用与运行。

5. 灵活性

OA系统的灵活性主要体现在系统功能模板、流程设计以及权限控制等方面

(1) 系统功能模块的灵活

在企业中,不同部门之间往往存在着不同的需求,因此需要根据实际需求来设计系统功能。例如,财务部希望将报销流程进行优化和整合,而市场部则希望将营销活动与销售数据相结合,以提升营销效果。

如果单纯地按照各部门的需求来开发软件,势必会造成重复工作,影响整体效率。此时,就需要通过灵活的二次开发,对各部门的个性化需求进行满足。

(2) 流程设置的灵活

在日常工作中,我们常常会碰到一些较为复杂的业务流程。这些业务流程通常涉及多个部门,且存在交叉作业的情况。为了提高工作效率,我们需要将这些业务梳理清楚,然后根据实际情况调整各个岗位的权限,并明确每个环节的责任人,最终形成一套完整的办公体系。

(3) 权限控制的灵活性

随着企业的发展,员工的工作范围越来越广,同时,他们所承担的工作任务也更加复杂。为了保证信息的安全性,避免信息泄露。

他们既相互联系,又相互独立。只有将这三点有机结合,才能发挥出OA系统的最大作用。

四、如何设计一个优秀的OA系统

1. 确定需求

首先需要明确OA系统的功能需求，包括但不仅限于：人事管理、办公流程管理、文档管理、知识管理、日常管理、协同办公等。其次,我们需要明确这些功能的流程,以及各个流程之间如何关联起来,形成一个完整的办公体系,方便员工使用。

最后,我们要根据系统的需求,对软件的功能进行取舍和优化,最终形成符合需求的方案。

2. 收集数据

在确定好了OA系统的功能需求后需要收集用户信息以及设计数据库的模型，如：员工信息表、部门信息表、职位信息表等等。

3.梳理流程

(1) 通知:通过邮件,短信,微信,电话,钉钉等方式向员工发布相关的工作或通知。

(2) 公告:通过官网,微信,微博,网站,手机APP等方式,发布公司的重要消息。

(3) 日程:将每天需要完成的工作,按照轻重缓急,排好优先顺序,并设定截止时间。

(4) 待办:将每日的待办事项按重要性,紧急性,重要性,紧急性,重要程度,紧迫度,优先顺序等进行排序,便于及时处理。

(5) 报表:提供各类报表,供领导查询,统计,分析。

(6) 通讯录:建立员工的电子档案,方便日后联系。

(7) 聊天:支持多人同时在线,实时交流,沟通。

(8) 讨论区:可以发起群组,让同事一起讨论问题。

(9) 投票:可发起投票活动,由全体成员共同参与。

(10) 论坛:可以发表自己的观点,分享经验,也可以提出建议,寻求帮助。

(11) 分享:可以上传照片,视频,文档,音乐,PPT,PDF,WORD,RTF,JPG,BMP,PNG等格式的文件。

4.系统构架设计

根据OA系统的需求和数据库模型，需要设计系统的构架，如：前端界面设计、后端界面设计、数据储存设计等等。

5.技术选型

根据OA系统的需求和系统框架设计，选择合适的技术栈，如：前端框架、后端框架、数据库等。

6. 开发和测试

根据需求分析、数据库设计、系统框架设计和技术选型，进行开发和测试。

7. 部署与维护

在开发和测试完成后，需要对服务器配置、数据库配置、系统监控等进行部署与维护。

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